Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Ihre Dokumente?

Ist das noch wichtig? Kann das weg?

Das fragen sich viele meiner Kunden angesichts Ihrer Aktenordner, die viel Platz in den Schränken einnehmen. Deshalb ist die Reduzierung von Unterlagen ein häufiges Thema bei meiner Beratung.

Es empfiehlt sich, zunächst die Spreu vom Weizen zu trennen und nur die notwendigen Dokumente aufzubewahren und im zweiten Schritt ein passendes Ablagesystem zu etablieren.

Sowohl für den geschäftlichen als auch für den privaten Bereich gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Da ich jedoch ausschließlich Privatkunden berate, informiere ich Sie in diesem Beitrag auch nur über die Fristen für private Unterlagen.

Allgemein gilt: Für private Unterlagen gibt es weniger gesetzliche Aufbewahrungspflichten als für Unternehmen, es sind eher Empfehlungen. Dennoch ist es ratsam, bei bestimmten Unterlagen ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist einzuhalten.

1. Lebenslange Aufbewahrung

Die folgende private Unterlagen sollten lebenslang aufbewahrt werden:

• Standesamtliche Dokumente (Geburts- bzw. Sterbeurkunden, Heirats- bzw. Scheidungsurkunden)

• Renten- und Sozialversicherungsunterlagen (Sozialversicherungsnachweise, Arbeitsverträge, Ausbildungsnachweise, Abschlusszeugnisse, Zivil- oder Bundeswehrnachweise zumindest bis zum Renteneintritt)

• Krankenversicherungsunterlagen/ärztliche Gutachten

• Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge

• Testament oder Erbvertrag, Erbschein

• Zeugnisse (sofern Sie noch im Berufsleben stehen)

• Auszüge aus dem Kirchenbuch

Tipp: Machen Sie von Kassenzetteln auf Thermopapier gleich eine Kopie – oft wird der Druck im Laufe der Zeit unleserlich.

2. Befristete Aufbewahrung

Nach einer bestimmten Zeit entsorgen können Sie:

• Steuerbelege – sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, bis der aktuelle Steuerbescheid erhalten wurde. Auch der Steuerbescheid sollte einige Jahre als Einkommensnachweis aufbewahrt werden. Beim Finanzamt werden die Bescheide mindestens 10 Jahre lang gespeichert.

• Hand­werk­errechnungen – hier gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren als Nachweis, dass alles korrekt verlaufen ist. Bei Verstoss droht sogar eine Geldbuße.

• Versicherungs­policen/Finanzprodukte – nach Ablauf noch mindestens drei Jahre aufbewahren

• Kaufverträge/Garantieunterlagen sollten Sie mindestens zwei Jahre aufheben, da die gesetzliche Gewährleistungspflicht erst nach zwei Jahren endet

• Kaufnachweise von hochwertigen Gegenständen, die z.B. über die Hausratversicherung versichert sind

• Bankunterlagen/Kontoauszüge sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Ältere Auszüge können notfalls bis zu 10 Jahren gegen eine Gebühr noch bei den Banken angefordert werden.

• Mietverträge/Übergabeprotokolle/Kautionsquittungen – nach Ablauf noch drei Jahre aufheben

• Gehaltsabrechnungen – für das laufende Jahr aufheben. Stimmt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung des AG am Ende des Jahres, können Sie die monatlichen Abrechnungen entsorgen.

• Gerichtsurteile/Mahnbescheide müssen 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er noch nicht weiß.“

Georg Simmel

3. Kann gleich aus den Ordnern entsorgt werden

• Nachträge zu Versicherungspolicen – heben Sie nur die beiden letzten Nachträge auf

• Anschreiben aller Art („Anbei erhalten Sie ihre neue Versicherungskarte”.)

• Werbematerialien

• umfangreiche Bedienungsanleitungen (sind mittlerweile auch oft online verfügbar, ansonsten entfernen Sie die mehrsprachigen Anleitungen und behalten nur die deutsche Version)

• veraltete Kurs- oder Reiseunterlagen

Grundsätzlich sollten Sie die Unterlagen so lange aufbewahren, wie eine Gewährleistungs- oder Garantiedauerdauer vorliegt.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt übrigens immer erst am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erhalten wurde. Als Beispiel: Bei einer Handwerkerrechnung mit dem Datum 01.05.2018 beginnt die Aufbewahrungsfrist am 01.01.2019 und endet am 31.12. 2020.

Tipp: Machen Sie von den wichtigen Dokumenten eine Kopie und bewahren Sie diese an einem anderen Ort als die Originale auf – am besten in einem Safe oder Bankschließfach.

Sie können die Dokumente jedoch auch digital einscannen. So haben Sie auch nach einem Einbruch oder Feuer darauf Zugriff.

Manchmal werde ich gefragt, wie lange man die Unterlagen von Verstorbenen aufbewahren sollte. Dazu gibt es keine festen gesetzlichen Regelungen.

Allerdings sollten dennoch bestimmte Dokumente nicht gleich entsorgt werden. Ich empfehle, Testament, Erbscheine und auch die Heirats- und Geburtsurkunden noch eine Weile aufzuheben.

Damit die Anzahl Ihrer Aktenordner nicht überhand nimmt, sollten Sie mindestens einmal im Jahr einen Blick in Ihre Ordner werfen. Generell werden meist zu viele Unterlagen aufgehoben.

Haben Sie deshalb etwas Mut beim Entsorgen!

Achten Sie aber bitte darauf, dass Sie Dokumente mit sensiblen Daten nicht einfach im Papiermüll entsorgen. Dies gilt insbesondere für Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten. Für ein umfangreiches Aussortieren lohnt sich manchmal ein Aktenvernichter, der schon für wenig Geld zu kaufen ist. Auch in einigen Copy-Shops können Sie Ihre Akten vernichten lassen.

Jeder große Plan beginnt mit einem leeren Ordner.

Patricia Welsh

Die privaten Dokumente zu ordnen, ist zunächst mit Arbeit verbunden. Sie belohnen sich jedoch selbst mit:

• mehr Platz durch weniger Aktenordner

• dem Komfort, mit einem Griff das richtige Dokument zu finden

• der Klarheit über Ihre privaten Unterlagen und Finanzen

  … und dem schönen Gefühl von Ordnung und Übersicht in Ihrem Zuhause.